Meny

│Sverige

  1. Startsida
  2. Nyheter

Så skriver du en stark projektansökan

Att söka offentlig projektfinansiering är ett kraftfullt verktyg för företag som vill utveckla innovationer, testa teknik, verifiera affärsmodeller eller bygga strategiska samarbeten. Det är särskilt värdefullt när projekt är riskfyllda eller svåra att finansiera med egna medel.

Men en stark projektansökan kräver mer än en bra idé – den kräver planering, noggrann förberedelse, insikt i internationell marknadspotential och att du visar hur projektet bidrar till finansiärens mål. Här kommer tips från vår partner RISE AB om hur du kan förbereda en stark projektansökan.

1. Definiera företagets behov och projektets syfte

Välj ett finansieringsprogram som passar både innovationens och företagets utvecklingsfas. För mindre företag är det särskilt viktigt att resurserna används effektivt. Både ansökan och projektet kommer kräva att ni har utrymme i företaget att dedikera resurser över längre period. De flesta internationella finansieringsmöjligheter kräver att bolaget kan medfinansiera en andel av projektkostnaderna.

Fundera på vad ni vill uppnå:

  • Höja innovationsmognad?
  • Verifiera teknik eller affärsmodell?
  • Förbereda kommersialisering?
  • Utveckla samarbeten med kunder eller strategiska partners?
  • Utforska nya marknader?
  • Stärka er konkurrenskraft tex höja mognad inom digitalisering eller hållbarhet?

2. Bedöm innovationsmognad – TRL

Många finansieringsprogram använder TRL (Technology Readiness Level) för att beskriva vilken innovationsmognad som programmet söker och projektet skall uppnå efter avslutat projekt.

  • TRL 1–3: Idé och koncept
  • TRL 4–6: Test och verifiering
  • TRL 7–9: Demonstration och skalbarhet

Genom att använda er av TRL-skalan kan ni utveckla en plan över de insatser som krävs innan ni har en tekniskt skalbar innovation.

Vår rekommendation är att involvera kunden tidigt. Ju högre TRL-nivå, desto viktigare är det att i projektansökningar kunna motivera verifierat kundbehov, betalningsvilja, affärsmodell och marknadspotential – alltså projektets kommersiella mognad. Det kan också vara avgörande att tidigt se över regulatoriska krav, IP-strategi och andra nyckelfaktorer som påverkar kommersiell skalbarhet och internationell marknadspotential.

RISE erbjuder expertis inom teknisk verifiering och innovationsutveckling. Genom EEN kan vi dela med oss av beprövade metoder för att utvärdera innovationsmognad, kundnytta och betalningsvilja. Vi kan även koppla er till våra egna samt andra nationella och internationella testbäddar, strategiska partners eller teknisk expertis för att verifiera er teknik och dess tekniska mognad samt rådge teknisk målsättning i projektet.

3. Utveckla en kapitalplan

Många finansieringsprogram kräver att företaget själv står för en del av projektkostnaden – ofta mellan 30–50 %. Därför är det klokt att tidigt ta fram en plan över kostnader relaterat till innovationsutvecklingen samt företagets intäkter, övriga utgifter samt kapital.

Genom att använda offentliga medel i största möjliga utsträckning kan ni undvika att späda ut ägandet i ett tidigt skede – något som kan vara avgörande för framtida investeringar.

En kapitalplan hjälper er att:

  • Utvärdera olika finansieringsalternativ
  • Förbereda ansökningar i god tid
  • Planera för framtida kapitalrundor

Genom EEN kan ni få stöd att se över projekkostnader och möjliga finansieringsprogram över tid. Vi kan även i vissa fall koppla till coacher som erbjuder stöd för kapitalplanering genom “Investment Readiness”-program. I samarbete med andra aktörer faciliterar vi även matchmaking med investerare och strategiska partners. Vi kan även erbjuda er möjlighet att testköra er projektpitch inför en panel av EEN-rådgivare.

Modell för Funding gap

4. Välj rätt finansieringsprogram

Finansieringsprogrammen erbjuder olika stora finansieringsmöjligheter, kräver varierande medfinansiering liksom TRL-nivåer vid start och avslutat projekt. Vi rekommenderar även att tidigt utvärdera finansieringsprogrammets syfte och utvärderingskriterier för att säkerställa att ni satsar på rätt typ av finansieringsprogram för er projektidé i rätt tid.

Vissa program fokuserar på marknadspotential och kommersialisering – då krävs ofta insikter om internationella marknader och konkurrens. Andra är mer inriktade på forskningsresultat och samhällsnytta. EU's finansieringsprogram har dessutom ofta en utpekad målbild eller utmaning som man vill att finansierade projekt skall sikta mot, tex stärkt konkurrenskraft i industrin inom EU.

I programbeskrivningen står vilken målgrupp som kan söka projektfinansiering samt om sökande skall vara:

  • Enskilt sökande dvs hela budgeten tillfaller SME-företaget samt eventuella underleverantörer
  • För konsortier där ni som SME-företag kan leda ett samarbete med flera parter
  • För konsortier där ni som SME-företag kan delta som partner i större projekt som leds av tex institut eller storbolag

Kontrollera att ni som SME-företag är berättigade att söka. EU definierar generellt bolag med max 249 anställda som SME-företag. Om det finns ägarkopplingar mellan företag finns en guide som hjälper er att säkerställa att ni uppfyller kriterierna.

Var även uppmärksam på regler som t.ex. de minimis-förordningen – max 300 000 euro i stöd under tre år. Nationella och regionala finansiärer kan också ha krav kopplade till omsättning, antal anställda och ägarstruktur.

RISE har lång erfarenhet av samarbetsprojekt med industri, akademi och offentlig sektor och även projektfinansiering. Genom EEN kan ni få stöd att utveckla värdefulla samarbeten och hitta relevanta finansieringsprogram.

För vissa program finns ett riktat och utökat kostnadsfritt stöd för att främja andel svenska beviljade ansökningar i dessa program. Tjänsten EUSME Support koordineras av RISE i nära samverkan med EEN och erbjuder expertstöd för programmen EIC, Eurostars, Innovationsfonden samt NATO Diana Accelerator

5. Visa projektets nytta – “impact”

Finansiärer vill se att projektet gör skillnad – både för samhället och industrin. Läs noga igenom programmets mål och koppla gärna till globala hållbarhetsmål.

Tänk i tre steg:

  • Output – Vad levererar projektet?
  • Outcome – Vad leder det till för företaget? kunden?
  • Impact – Vilken långsiktig nytta skapas för samhället eller industrin?

Kvantifiera gärna effekterna och hänvisa till statistik, strategier, forskning eller utredningar. Beskriv också hur projektet stärker företagets tillväxt.

RISE har expertis inom impact-analyser. Genom EEN kan vi coach er och vid behov koppla er till experter och utbildningar.

6. Enskilt eller i samarbete?

Vi rekommenderar att se värdet av programmet utöver finansieringen. Finansiering som kräver samarbetsprojekt kan hjälpa er etablera relationer som ofta utvecklas till strategiska samarbeten som fortlöper efter projektets avslut.

Det finns projektfinansiering för samarbetsprojekt i flera regioner, tex Västra Götaland, liksom hos nationella finansiärer såsom Vinnova och Energimyndigheten som båda också har finansieringprogram för SME-företag från konceptutveckling till demonstrationsprojekt med kund.

Vi rekommenderar också att tidigt se över internationell marknadspotential och därmed finansieringsprogram som möjliggör internationella samarbeten.

  • Horizon Europe, Eureka Eurostars som möjliggör samarbeten mellan två eller fler länder.
  • Vinnova och Energimyndigheten erbjuder finansieringsprogram för internationella bilaterala samarbeten mot utpekade marknader.
  • Eureka Innowide är en värdefull möjlighet för att utvärdera marknad i annat land

Ansökningar som involverar konsortier innebär också att värdet i samarbetet och respektive partners roll och styrkor kopplat till projektet också utvärderas. Välj därför noga och börja tidigt att sondera samarbetspartners och för dialog över samarbetet utifrån projektet och ert företags värdeutveckling. Vi rekommenderar att nätverka tidigt!

  • Delta i internationella delegationer, besök eller matcmakings
  • Ta kontakt med den Nationella kontaktpersonen (NCP) för det programmet och hör om eventuella event eller resor som arrangeras för att stimulera samarbeten
  • Håll utkik efter partnersök i EEN's publika databas
  • Förbered inför möten så att i snabbt kan presentera ert företag, innovationen och projektidén
  • Var uppmärksam kring hantering av kommersiella rättigheter och se till att avgränsa i avtalen
  • Håll utkik efter planeringsbidrag för internationella ansökningar som finns hos Vinnova

Genom EEN kan vi hjälpa er att förbereda inför pitchar och möten med partners så att ni får ut så mycket som möjligt av dialogen. Vi kan även ge stöd kring konsortievtal och det finns ofta stöd för att utreda strategier kring IP inför samarbeten tex genom checkar som kan sökas hos PRV och expertrådgivning genom IP Helpdesk.

Genom EEN får vi ofta förfrågningar om potentiella partners i Sverige för internationella konsortier. Både RISE och EEN faciliterar delegationsresor, besök och matchmakings kopplade till finansieringsprogram tillsammans med finansiärer och andra aktörer såsom Business Sweden och ambassader. Hör gärna av er om ni vill veta mer och håll utkik efter partnerförfrågningar och möjligheter att nätverka internationellt på EEN Sverige's LinkedIn-kanal!

7. Gå med i ett vinnande konsortium!

För större finansieringsprogram tex Horizon Europe är det sällan nykomlingar som lyckas. Det kan därför vara smart att hitta erfarna aktörer och visa dem att de behöver er för att vinna ansökan.

  • Sätt dig in i vad ansökan kräver och hur den utvärderas
  • Definiera era styrkor och vad ni kan bidra med
  • Skapa en plan och avsätt tid och resurser för att hitta rätt konsortium
  • Kartlägg kontakter i ert nätverk som har erfarenhet av programmet – ta kontakt tidigt!

Finansierade projekt är offentlig information. Ofta finns krav på att resultaten ska spridas och kommuniceras. Sök i databaser efter beviljade projekt och aktörer med erfarenhet av programmet.

Ta direktkontakt med potentiella partners, gå via kontakter eller ta hjälp av EEN. Börja i god tid!

RISE har, liksom universitet och flera svenska storbolag, lång erfarenhet av att delta i konsortier och innovationssamarbeten. Genom EEN kan vi stötta er att hitta konsortier som är under utveckling En del partnersökningar publiceras i EEN:s öppna databas för partnersök och andra får vi information om och kan söka genom EEN's internationella arbetsgrupper.

8. Skriv tydligt och följ formalia

En tydlig och korrekt ansökan är avgörande. Utvärderarna är inte alltid experter på ert område och har ofta begränsad tid att läsa igenom och poängsätta. Att söka finansiering för projeket är en tävling i konkurrens - gör det enkelt för utvärderaren att förstå!

Tips:

  • Följ utvärderingskriterierna noggrant
  • Använd enkelt och tydligt språk
  • Strukturera texten med rubriker och arbetsplaner
  • Beskriv mätbara resultat
  • Använd rätt mallar och ladda upp i tid
  • Låt någon utanför projektet läsa igenom er ansökan
  • Budgetmallar, utbetalningsmodeller och regler skiljer sig, sätt dig in i detta tidigt!

Formella fel kan leda till att ansökan diskvalificeras – även om innehållet är starkt. Komplettering i efterhand är ovanligt. Planera därför in tid innan registrering av ansökan för att granska och hantera eventuella tekniska problem i ansökningsportalen.

9. Använd resurser, AI och rådgivning klokt

Att skriva en bra ansökan kan ta mellan 10-300h beroende på finansieringsprogram och underlag som finns tillgängligt. En mer genomarbetad plan från början kan hjälpa ert företag att prioritera mellan finansieringsprogram och använda resurser effektivt.

Det finns konsulter som skriver ansökningar. Det kan vara värdefullt, men också kostsamt.

Verktyg som AI kan hjälpa till med delar av ansökan. AI fungerar bäst som en ”kritisk vän” när du redan har text. Du kan be den förbättra grammatiken, öka sammanhanget eller strukturen, kontrollera om texten följer finansiärens syften eller översätta till engelska.

Låt AI vara ett stöd - inte en ersättare:

  • Forskning avråder från att låta AI skriva första utkastet. Gör det själv för att

säkerställa originalitet och relevans.

  • Dela aldrig känslig information (personuppgifter, affärsstrategier, patentidéer) i öppna

AI-modeller. Använd hellre interna eller lokalt hostade AI-tjänster.

  • Ge tydliga instruktioner, ex. ”förbättra grammatiken” eller ”förtydliga syftet med projektet”.
  • Iterera: granska AI:s förslag, anpassa dem till ditt projekt och förbättra.
  • Redigera texten så att den återspeglar din egen röst.
  • Kontrollera alltid att informationen stämmer och lägg gärna en notis i ansökan att AI använts men att innehållet granskats
  • Om ni arbetar i ett konsortium, kom överens om gemensamma rutiner för hur AI får användas och vilken data som är okej att mata
  • Skriv och verifiera källhänvisningar själv – låt inte AI hitta på

RISE har expertis kring ansvarsfull användning av AI. Genom EEN kan vi ge råd kring AI-användning vid era ansökningsstrategier och stärka din beställarkompetens innan ni anlitar en skrivarkonsult.

💬 Behöver ni stöd?

RISE och EEN erbjuder expertis inom:

  • Innovationsutveckling
  • Internationella samarbeten inom innovation och forskning
  • Konsortiebyggande
  • Ansökningsstrategi
  • Verifiering av teknik och testbäddar

Kontakta oss i god tid – många samarbeten formas långt innan deadline!

 

Länkar

Sidan uppdaterad 2025-10-28
Till toppen av sidan